النظام المالي والاداري

النظـــــــــــام المـــــــــــــالي والاداري

شركـــــــــة

                                                                                            

    مكونات النظام المالي والاداري  

الفصل الاول : دليل السياسات المالية

• الباب الأول : السياسات المالية والمحاسبية  

• مادة (1) : السنة المالية للشركة

• مادة (2) : التسجيل المحاسبي

• مادة (3) : القوائم المالية

• مادة (4) : الأصول الثابتة

• مادة (5) : المخزون

• مادة (6) : العملات الأجنبية

• مادة (7) : مخصص مكافأة ترك الخدمة والإجازات

• مادة (8) : اختصاصات المدير المالى

• مادة (9) : صلاحيات البيع والشراء والتعاقدات

• الباب الثاني : الحسابات والقوائم الختامية والتقارير الدورية

• مادة (10) : القيود المحاسبية والسجلات

• مادة (11) : التقارير الدورية والربع سنوية

• مادة (12) : الحسابات والقوائم الختامية

• الباب الثالث : الموازنة التقديرية

• مادة (13) : تعريف الموازنة التقديرية

• مادة (14) : إعداد الموازنة التقديرية

• مادة (15) : تصديق الموازنة والعمل بها

• الباب الرابع : المـــوارد

• الباب الخامس : المدفوعات

• مادة (16) : مكونات نفقات الشركة

• مادة (17) : شروط صحة المدفوعات

• مادة (18) : المدفوعات المعقودة

• مادة (19) : اجراءات المدفوعات والسداد

• مادة (20) : اجراءات صرف وجرد الصناديق

• المادة ( 21) : أمر الصرف

• مادة (22) : سلطات الاعتماد للصرف

• الباب السادس : السلفة المستديمة والسلف المؤقتة

• مادة (23) : مسئولية العهد وكيفية الصرف

• مادة (24) : تسويات العهد والاستعاضة  

• الباب السابع :الخزائن

• مادة (25) : مواقع الخزائن

• مادة (26) : مسئولية امين الخزينة

• الباب الثامن : خطابات الضمان

• الباب التاسع : الشراء

• الباب العاشر : المخازن

• الباب الحادي عشر : المراجعة الداخلية

الفصل الثاني : السياسات الادارية :

• الباب الاول : إختيار و تعيين القوى العامله:

• المادة (1) : إجراءات التوظيف   

• المادة (2) : إجراءات استحداث وظيفة

• المادة (3) : إجراءات استلام ومراجعة طلبات التوظيف واختيار المرشحين

• المادة (4) : إجراءات المقابلات الشخصية

• المادة (5) : إجراءات عروض العمل

• المادة (6) : إجراءات التحاق الموظف بالوظيفة

• المادة (7) : إجراءات تقييم الأداء خلال فترة التجربة

• الباب الثاني : اجراءات تسجيل بيانات العاملين :

• المادة (8) : إجراءات عقود العمل

• المادة (9) : إجراءات تجديد عقود العمل محددة المدة

• المادة (10) : إجراءات إصدار وطباعة كروت التعريف

• المادة (11) : إجراءات إنشاء ملفات الموظفين

• المادة (12) : إجراءات استلام وتسليم الوثائق الثبوتية

• المادة (13) : إجراءات استخراج رخص العمل والإقامات وتجديدها

• المادة (14) : الدوام والأجازات

• المادة (15) : إجراءات تحديد العطل الرسمية في الشركة

• المادة (16) : إجراءات مراقبة الالتزام بأوقات بالدوام الرسمي

• المادة (17) : إجراءات إنهاء الخدمات بسبب عدم اجتياز فترة التجربة

• المادة (18) : إجراءات إنهاء الخدمات بسبب إجراء جزائي

• المادة (19) : إجراءات إنهاء الخدمات بسبب ظروف واحتياجات العمل

• المادة (20) : إجراءات إنهاء الخدمات عند انتهاء مدة العقد المحدد المدة

• المادة (21) : إجراءات إنهاء الخدمات بسبب الاستقالة من العمل

• المادة (22) : إجراءات المخالصة النهائية

• المادة (23)  : اجراءات شهادة الخدمة ومقابلة الموظف المنتهية خدماتة

• الباب الثالث : الرواتب والاجور

• لمادة (24) : إجراءات صرف الرواتب والأجور

• المادة (25) : إجراءات صرف بدل السكن

• المادة (26) : إجراءات التكليف بالعمل الإضافي وصرفه

• المادة (27) : إجراءات العلاوات والترقيات

• المادة (28) : إجراءات اشتراكات الموظفين في التأمينات الاجتماعية

• المادة (29) : الإجراءات قبل السفر في مهمة الانتداب

• المادة (30) : إجراءات اصدار التامين الطبي

• المادة (31) : إجراءات إصابات العمل والأمراض المهنية

• المادة (32) : إجراءات صرف تذاكر السفر   

• المادة (33) : إجراءات الانتقال   

• المادة (34) : تنسيق الإجازات السنوية للموظفين

• المادة (35) : إجراءات طلب الإجازة السنوية   

• المادة (36) : إجراءات العودة من الإجازة السنوية

• المادة (37) : إجراءات الإجازات الطارئة وإجازة الحج   

• المادة (38) : إجراءات إجازة الولادة والأمومة والعدّة

• الباب الرابع : الحوافز والجزاءات :

• المادة (39) : إجراءات الجزاءات التأديبية

• المادة (40) : إجراءات التظلم وشكاوى الموظفين

• المادة (41) : إجراءات استكمال الدراسة  

• المادة (42) : إجراءات القروض والكفالات

• المادة (43) : إجراءات التدريب

الفصــل الأول

دليــــل السياســــــــــات والإجراءات

المــــــــــــــــــــــالية

السياســـات العامـــــــــة

المقدمــــــــــــــــــــــــــــــة

الهدف من السياسات :

تهدف هذه اللائحة إلى بيان القواعد الأساسية للنظام المالي والاداري التي يراعي إتباعها لدى الشركة و تحديد السياسات والإجراءات داخل الادارة المالية و اداريات تنظيم علاقة الشركة بالموظفين.

إن أى مسئول بالشركة يمكنه أن يقدم إقتراحات وتوصيات بخصوص أية تعديلات على محتوى هذا الدليل، إلا أن هذه الإقتراحات والتوصيات يجب أن تمر صعوداً وفقاً للهيكل التنظيمى المعتمد للدراسة والموافقة ومن ثم الإعتماد النهائى من الإدارة العليا.

تعريــف :

تكون المصطلحات التالية والمستخدمة ضمن هذه اللائحة المعاني المبينة بجانبها وفقا لما يقتض السياق خلال ذلك:

الشركــة           : داثن للمقاولات .

الرئيس           : رئيس مجلس الادارة.

المدير العــام      : مدير عام الشركة.

المدير المــالي      : المدير المالي والمسئول المالي عن كافة الأعمال المالية او من ينوب عنه والمحاسبية لدى الشركة.

الإدارة الماليـة    : إدارة الشئون المالية للشركة.

اعتماد السياسات :

تعتمد هذه اللائحة من قبل الرئيس او من ينوب عنه ولا يجوز تعديل أو تغيير أي مادة أو فقرة فيها إلا بموجب قرار صادر عنه أو من ينوب عنه بذلك ، وفي حالة صدور أية تعديلات ينبغي تعميمها على كل من يهمه الأمر قبل بدء سريانها بأسبوع علي الأقل .

حدود تطبيق السياسات :

كافة المعاملات المالية و الادارية للشركة وكل ما من شأنه المحافظة على حقوقها و ممتلكاتها كما تنظم قواعد الصرف و التحصيل و سلطات الاعتماد .

تعتبر هذه السياسات والإجراءات المالية الموجودة فى هذا الدليل تتناسق مع معايير هيئة المحاسبين السعوديين .

تعتبر هذه السياسات والإجراءات الادارية الموجودة فى هذا الدليل تتناسق مع أحكام نظام العمل السعودي .

الباب الأول : السياسات المالية والمحاسبية  

مادة (1) : السنة المالية للشركة :

السنة المالية للشركة اثنتا عشر شهراً ميلاديا تبدأ في اليوم الأول من شهر يناير وتنتهي في اليوم الأخير من شهر ديسمبر من ذات العام.

مادة (2) : التسجيل المحاسبي :

• يتم تسجيل الاصول الثابتة للشركة وفقا لمبدأ التكلفة التاريخية وباقي الاصول والخصوم وفقا لمبدأ القيمة العادلة .

• قيد الإيرادات والنفقات وفقاً لأساس الاستحقاق.

• تسجل حسابات الشركة وفقاً لطريقة القيد المزدوج في ضوء القواعد والأعراف المحاسبية المتعارف عليها.

• تفتح حسابات الشركة وفقاً لما هو وارد بدليل الحسابات.

• يتم تسجيل القيود المحاسبية باللغة العربية ومن واقع مستندات معتمدة من الأشخاص أصحاب صلاحيات الاعتماد.

• وتتم الإجراءات المحاسبية لعمليات الشركة باستخدام اجهزة الحاسب الآلي في المقر الرئيسي للشركة.

مادة (3) : القوائم المالية :

يتم إعداد القوائم المالية للشركة وفقاً للمعايير المحاسبية المتعارف عليها والمعمول بها في المملكة العربيه السعودية .

مادة (4) : الأصول الثابتة :

1. تسجل الأصول الثابتة بتكلفتها التاريخية متضمنة كافة التكاليف اللازمة لجعل الأصل صالحاً للتشغيل.

2. تظهر الأصول الثابتة بالقوائم المالية بتكلفتها التاريخية مخصوماً منها مجمع الإهلاك المتراكم.

3. تستهلك الأصول الثابتة بإتباع طريقة القسط الثابت ووفقاً للنسب المئوية التي يعدها المدير المالي والتي سيسترشد في إعدادها بالنسب المئوية لإهلاك الأصول الثابتة الصادرة عن الهيئة السعودية للمحاسبين القانونيين أو النسب التي يعدها المدير المالي ويقرها رئيس مجلس الإدارة او من ينيبه .

4. الفصل بين المصاريف الرأسمالية والإيرادية باعتبار الأولى هي التي تكون غير متكررة وتطيل العمر الإنتاجي والاقتصادي للأصل وتحديد سقف أدنى لقيمة المصروف لاعتبار المصروف رأسمالي.

مادة (5) : المخزون :

• يقيم المخزون السلعي وفقاً لسعر التكلفة أو السوق أيهما أقل ويحدد سعر التكلفة على أساس المتوسط المرجح .

• استخدام طريقة الجرد الدوري للمخزون على ان يتم استخدام الجرد المستمر للمخزون مع بداية عام 2016م .

مادة (6) : العملات الأجنبية :

• يتم تقييم المعاملات التي تتم بالعملات الأجنبية إلى الريال السعودي وفقاً لأسعار الصرف السائدة بتاريخ إجراء المعاملات المالية كما تحول الأصول والخصوم المسجلة بالعملات الأجنبية إلى الريال السعودي في تاريخ أعداد المركز المالي وفقاً لأسعار الصرف السائدة في نهاية السنة المالية وتسجل فروق التحويل في حساب فروق تقييم العملة في قائمة الدخل .

مادة (7) : مخصص مكافأة ترك الخدمة والإجازات :

• يتم احتساب مخصص مكافأة ترك الخدمة والإجازات للعاملين إن وجد طبقاً للوائح والقوانين المعمول بها داخل الشركة والتي يجب أن لا تتعارض مع أنظمة العمل والعمال الواردة بقانون العمل السعودي .

مادة (8) : المدير المالى مسئول عن :

1. تنفيذ و مراقبة احكام اللائحة المالية و القرارات التنفيذية لها .

2. اتخاذ اجراءات التأمين على اموال و ممتلكات الشركة ضد جميع الاخطار .

3. اتخاذ اجراءات التأمين على امناء المخازن و ارباب العهد النقدية و المحصلين و ما فى حكمها ضد جميع الاخطار كالسرقة و الحوادث و خيانة الامانة مع مراعاة كفاية التأمين و استمرارة و ذلك بشرط تطبيق مبدأ التكلفة و العائد.

4. اتخاذ اجراءات الجرد السنوى للخزائن الرئيسية و الفرعية فى موعده ، وكذلك اجراء الجرد المفاجئ بين وقت و اخر للمخزن الرئيسى و المخازن الفرعية (ان وجدت ) ولة سلطة تفويض من يباشر اجراء الجرد نيابة عنه دون ان يخل ذلك بمسئوليته.

5. اجراء الجرد النصف السنوى لكافة الاصول الثابتة للشركة و مطابقتها على سجلات الاصول الثابتة للشركة .

6. على المدير المالى وضع الانظمة المالية التالية ومباشرة تنفيذها وله ان يستعين فى ذلك بخبرة الاجهزة الفنية او المكاتب الاستشارية المتخصصة اذا لزم الامر.

1. المشاركة في اعداد الموازنة التخطيطية و الموازنة الاستثمارية للشركة .

2. نظام الرقابة الداخلية بما يتضمنة من نظام الضبط الداخلى .

3. النظام المحاسبى المالى بما فى ذلك :-

-  المجموعة الدفترية الواجب امساكها على ان يتضمن على الاقل الدفاتر و السجلات التى نصت عليها القوانين السارية على الوجوب امساكها.

-  الدورات المستندية .

-  التقارير المالية الدورية .

- نظم التكاليف التى تناسب طبيعة عمل الشركة.

يصدر بهذة النظم قرارات من مجلس الادارة او من ينوب عنهم .

7. عدم الاخلال بنظم الرقابة الداخلية وما تشتمل علية من رقابة داخلية ،يلزم ان تتم مراجعة جميع العمليات المالية قبل الصرف سواء كان الصرف بموجب شيكات او نقداً او من خلال السلف او العهد المستديمة او المؤقتة .

مادة (9) : صلاحيات البيع والشراء والتعاقدات  :

مع عدم الإخلال ببنود اللوائح المالية و لوائح المشتريات و اى لوائح اخرى منظمة للعمل بالشركة يلزم موافقة رئيس مجلس الادارة او من ينوب عنه فيما يلى :

• ابرام قروض مع البنوك او افراد او زيادة او تخفيض راس المال.

• ابرام العقود التى ترتب التزامات على الشركة لاكثر من سنة مالية .

• التصالح او التنازل او فسخ العقود.

• انشاء فروع جديدة للشركة و اى استثمارات جديدة.

• بيع وشراء اى اصل من الاصول الثابتة للشركة.

• تعديلات نظم الاجور او الحوافز للادارة العليا و الادارات المتوسطة.

• تعديلات الهيكل التنظيمى للشركة او التوصيف الوظيفى.

• تعديلات اللوائح او السلطات المالية.

مرفق قائمة بالصلاحيات المدير العام سيتم العمل بها بعد اعتمادها من مجلس الادارة وقائمة بصلاحيات مديري الادارات." مرفق 1 "

الباب الثاني : الحسابات والقوائم الختامية والتقارير الدورية

مادة (10) : القيود المحاسبية والسجلات :

تنظم حسابات الشركة وفقا لما تقضى به قواعد ونظم واحكام المعايير المحاسبية السعودية وتمسك الشركة مجموعة الدفاتر والسجلات والمطبوعات اللازمة لتطبيق النظام وذلك دون الاخلال بامساك الدفاتر القانونية التى تتطلبها القوانين الصادرة عن هيئة المحاسبين السعوديين ويكون مسئول عن ذلك المدير المالى .

يتم القيد باجهزة الحاسب الالى اولا باول من واقع المستندات المعتمدة من الجهة المختصة بالادارة المالية مع ضرورة حفظ المستندات المؤيدة للقيود بطريقة تمكن من الرجوع اليها , ويجب تقسيم العمل بإدارة الحسابات بما يتفق ومبادئ الرقابة الداخلية ولائحتها التنفيذية ويكون مسئول عن ذلك السيد المدير المالى او من ينوبه دون الاخلال بمسئوليته.

مادة (11) : التقارير الدورية والربع سنوية :

1. يتولى المدير المالي مراجعة واعتماد التقارير المالية الشهرية والربع سنوية والتأكد من صحة البيانات المدرجة فيها وعرضها على الجهات الإدارية المعده من أجلها في المواعيد المحددة لذلك .

2. يتولى المدير المالي تحليل البيانات الواردة في التقارير المالية والحسابات الختامية باستخدام أساليب التحليل المالي المتعارف عليها ورفع تقرير بنتائج هذا التحليل ومدلولاته للادارة العليا .

3. في حال غياب المدير المالي يتولى رئيس الحسابات مهام وواجبات المدير المالي المذكورة وذلك من خلال قرار تفويض صادر من المدير العام .

4. التقارير ربع سنوية تتضمن ما يلى :-

1. القوائم المالية ( مركز مالى – قائمة الدخل - قائمة التدفق النقدى ).

2. كشوف تفصيلية بحركة وارصدة الحسابات والدفاتر التحليلية او دفاتر الاستاذ المساعدة .

3. تقريرا توضح فية الموارد والاستخدامات الفعلية مقارنا بإعتمادات الموازنة التخطيطية المعتمدة واى تقارير اخرى تطلبها الادارة العليا.

مادة (12) : الحسابات والقوائم الختامية  :

1. المدير المالي يتولى إصدار التعليمات الواجب إتباعها لإقفال الحسابات في موعد أقصاه خمسة عشر يوماً قبل نهاية العام المالي للشركة تعد الادارة المالية القوائم المالية السنوية الغير مدققة (مركز مالى ، قائمة الدخل , قائمة التدفق النقدى , قائمة التغير في حقوق الملكية ).

2. رئيس الحسابات يتولى مهمة إعداد موازين المراجعة للشركة تفصيلاً وتقديمها للمدير المالي .

3. المدير المالي يتولى مهمة مراجعة ميزان المراجعة السنوي للشركة والقوائم المالية الختامية مؤيدة بمرفقاتها التفصيلية ومناقشتها مع المراجع الخارجي .

4. المدير المالي يتولى إعداد التقرير المالي السنوي موضحاً نتائج أعمال كافة أنشطة الشركة وإرفاقه مع القوائم الختامية وعرضه على المدير العام ومن ثم عرضها على مجلس الإدارة .

5. المدير المالي يقوم بوضع قواعد ونسب توزيع النفقات غير المباشرة على الأنشطة أو مراكز التكلفة ومناقشتها مع المدير العام ومن ثم اعتمادها من مجلس الإدارة .

6. المدير المالي يكون مسئول ان جميع القوائم المالية اعدت طبقاً للقواعد و الاعراف و المعايير هيئة المعايير المحاسبين على ان يراعى ما يلى :

1. اجراء كافة التسويات الجردية قبل اعداد القوائم المالية بحيث تحمل السنة المالية بكافة ما يخصها من نفقات و ايرادات طبقاً للمبادئ المحاسبية المتعارف عليها و بحيث تظهر القوائم المالية الختامية نتيجة اعمال المنشأة فى نهاية هذة الفترة .

2. احتساب الاحتياطيات القانونية .

3. تكوين المخصصات الكافية لمقابلة جميع الالتزامات و المسئوليات و الخسائر المحتملة على سبيل المثال لا الحصر:

• مخصص الديون المشكوك فى تحصيلها بنسبة 100% من قيمة الديون التى مضى عليها 90 يوم فأكثر من استحقاقها و لم تحصل حتى تاريخ الاقفال.

• مخصص لمقابلة الاصناف الراكدة بمخازن الخامات بنسبة 50% اذا لم يتحرك خلال 120 يوم حتى تاريخ الاقفال و بنسبة 100% بعد مرور 180 يوم حتى تاريخ الاقفال .

الباب الثالث : الموازنة التقديرية

مادة (13) : تعريف الموازنة التقديرية :

الموازنة التقديرية هي البرنامج المالي السنوي للشركة لتحقيق الأهداف التي يقررها مجلس الإدارة وهي تتضمن جميع الاستخدامات والموارد لأوجه أنشطة الشركة بما يتحقق مع الإستراتيجية الموضوعة.

تسعى الموازنة التقديرية لتحقيق ما يلي :

1. تعبر عن خطة عمل منظمة ومعدة على أساس علمي مستند إلى دراسات واقعية .

2. توضح الاهداف المحددة لنشاط الشركة المستقبلي.

3. تساعد إدارة الشركة على تنفيذ سياساتها والتعريف بتلك السياسات .

4. تستخدم كأداة لقياس الأداء الكلي بالشركة .

5. تستخدم كأداة من أدوات الرقابة والضبط الداخلي وذلك عن طريق المقارنات المستمرة بين الأرقام المقدره والأرقام الفعلية والتي عن طريقها يمكن اكتشاف نقاط الضعف والعمل على تقويتها.

6. تساعد على تقدير احتياجات الشركة من رأس المال العامل وكمية النقد السائل اللازمة لسداد الالتزامات الدورية أولاً بأول.

مادة (14) : إعداد الموازنة التقديرية :

1. يصدر مجلس الإدارة او من ينوبه سنوياً قرار بتتشكل لجنة لاعداد الموازنة على ان يكون المدير العام رئيساً للجنة وكذلك إصدار التعليمات الواجب إتباعها عند إعداد الموازنة التقديرية وفقاً للأسس التي تحقق أغراض الشركة.

2. يتم تقدير الموازنة من إيرادات ومصروفات بالريال السعودي ( وعلى أساس سعر الصرف الرسمي السائد في بالريال السعودي بالنسبة للعملات الأخرى –إن وجدت- عند تقديم مشروع الموازنة).

3. تعد كل ادارة من إدارات الشركة قبل بدء السنة المالية بثلاثة اشهر على الاقل(في بداية شهر أكتوبر من كل عام) مشروعا للموازنة التخطيطية عن السنة المالية القادمة متضمناً برنامج العمل بها ,على أن يتم الانتهاء من الإعداد قبل نهاية النصف الاول من شهر ديسمبر من كل عام.

4. تقوم الادارة المالية بتجميع البيانات الخاصة بالموازنة التخطيطية من الادارات المختلفة على ان يتم مراجعتها ووضعها فى صورة مجملة و عرضها على لجنة اعداد الموازنة التخطيطية قبل نهاية شهر نوفمبر من كل عام .

5. تتولى لجنة اعداد الموازنة تنسيق و تعديل التقديرات المقدمة من الادارات المختلفة وكذلك الدعم الفنى لتلك الادارات اذا لزم الامر ثم تعد مشروعا متكاملا للموازنة التخطيطية وذلك قبل نهاية النصف الاول من نوفمبر من كل عام .

مادة (15) : تصديق الموازنة والعمل بها :

1. يرفع مشروع الموازنة التخطيطية من لجنة الموازنة الى المدير العام بعد انتهاء اعمال لجنة الموازنة فى موعد غايته الاول من ديسمبر من نفس العام لاعتمادها بعد الدراسة والمناقشة فى اسس الاعداد و مدى تناسق و تحقيق البرامج و الاهداف .

2. بعد اعتماد الموازنة التخطيطية تقوم الادارة المالية بأبلاغ الادارات المختلفة بالإعتمادات المقررة لها و تلتزم تلك الإدارات بالتنفيذ فى حدودها وامكانية الحصول على التجاوز لابد من اعتمادها من المدير العام .

3. يجوز للمدير المالي في حالة تأخر صدور أو تصديق الموازنة اعتماد الإنفاق في السنة المالية الجديدة على غرار اعتمادات الصرف في السنة المالية السابقة .

4. تعد الموازنة التخطيطية وسيلة رقابة مباشرة على نشاط و اعمال الشركة ، تعد الادارة المالية تقريرا دوريا شهرياً فى اليوم الخامس من الشهر التالى موضحا به الموارد و الاستخدمات الفعلية مقارنا بتقديرات الموازنة التخطيطية والانحرافات و مبرراتها و طرق علاجها او التغلب عليها و مدى مطابقة التنفيذ الفعلى مع البرامج التى بنيت على اساسها تقديرات الموازنة و مشروع التنبؤ لباقى العام .

5. تكون السلطة في التجاوز لبنود الموازنة و نصاب التجاوز المصرح به لكل من ادارات الشركة و ذلك فيما يتعلق بحالات التجاوز التالية :

1. التجاوز في حدود نسبة 10 %  من قيمة البنود يسمح به من خلال مديري الادارات بشرط الا يتعدى نسبة 3% من اجمالي الموازنة .

2. التجاوز في حدود نسبة 25 %  من قيمة البنود يسمح به من المدير العام بشرط الا يتعدى نسبة 5 % من اجمالي الموازنة

3. التجاوز فى احد بنود الصرف مقابل وفر بند او بنود اخرى يكون من سلطة المدير المالى و يعتمد من المدير العام.

الباب الرابع : المـــوارد

1. يقصد بالموارد الايرادية كل ما تحصل علية الشركة من ايرادات عن كافة عملياتها الجارية و الناتجة عن ممارستها لانشطتها المختلفة.

2. يقصد بالموارد الراسمالية كل ما تحصل علية الشركة نتيجة بيع اصل من الاصول.

3. تراعى ادارة الشركة عند اعداد البرامج اللازمة لتحقيق نشاطها ان يكون تمويل عملياتها الجارية معتمدا اساسا على الموارد الايرادية الناتجة من مباشرتها لانشطتها المختلفة و عليها ان تتخذ فى جميع معاملاتها مع الغير ما يضمن حقوق المنشأة و انتظام مواردها.

4. يفتح حساب او اكثر لدى بنك او اكثر و الذى تحدده ادارة الشركة تورد اليه كافة المتحصلات (نقدية - شيكات او كمبيالات للتحصيل – مستخلصات او موارد اخرى .....) تقوم الادار المالية بمتابعة هذا الحساب و عمل مذكرات التسوية اللازمة – عدم اصدار اى شيكات على هذا الحساب بدون غطاء .

5. يجب توريد المتحصلات النقدية او الواردة بشيكات او بحولات او بغيرها الى البنك فى ذات اليوم او فى موعد غايته الساعة الثانية عشر ظهرا من يوم العمل التالى للتحصيل.

6. الإدارة المالية تتابع تحصيل حقوق الشركة في أوقات استحقاقها وإعداد تقارير ترفع للمدير العام عن أي حقوق استحقت وتعذر تحصيلها لاتخاذ الإجراءات المناسبة بشأنها على أن يتم مراقبة أعمار الذمم المدينة بصفة شهرية .

7. لا يجوز التنازل عن أي حقوق للشركة يتعذر تحصيلها إلا بعد استنفاد كافة الوسائل اللازمة لتحصيلها ويجوز بقرار من مجلس الإدارة او من ينوبه إعدام الديون المستحقة للشركة بعد استنفاد كافة الوسائل الرسمية الممكنة للتحصيل.

8. يتم تحصيل الأموال المستحقة للشركة لدى الغير إما نقداً أو بشيكات أو بأي محرر ذي قيمة نقدية وتقبض حقوق الشركة بواسطة أمين الصندوق أو من يكلف بالتحصيل ويحرر بها سند قبض ، مع مراعاة أن تحرر كافة الشيكات الواردة باسم الشركة فقط وليس بأسماء أشخاص.

9. يتعين على المدير المالي متابعة إيرادات الشركة المحصلة بشيكات والتأكد من تحصيلها في مواعيدها والقيام بالإجراءات اللازمة لحفظ حقوق الشركة في حالة رفض هذه الشيكات من قبل البنوك ورفع تقرير لمجلس الإدارة أو من ينوبه بالشيكات التي تم رفضها والإجراءات التي تم اتخاذها لحفظ حقوق الشركة.

               يجوز للشركة ان تدبر ما تحتاج اليه من موارد اضافية بكل او بعض الطرق الاتية :-

1. استكمال راس المال (اذا كان لم يكن مسدد بالكامل) .

2. التسهيلات الائتمانية .

3. القروض .

4. زيادة راس المال .

5. تسهيلات موردين .

على ان تختار الادارة العليا من بين هذة الطرق لكل حالة ما يجمع بين النسب الشروط و بين تحقيق اكبر عائد ممكن مع عدم الاخلال بما ورد فى اللائحة من ضوابط تحكم هذة الامور .

الباب الخامس : المدفوعات

مادة (16) : مكونات نفقات الشركة :

1. تكاليف المشتريات الداخلية والخارجية .

2. تكاليف الإنتاج.

3. تكاليف البيع والتسويق .

4. تكاليف اقتناء الأصول الثابتة.

5. المصروفات المترتبة لقاء الخدمات المقدمة من الغير.

6. المصاريف الإدارية والعمومية.

7. المصاريف المختلفة.

مادة (17) : لصحة المدفوعات يشترط توافر الشروط التالية :

• أن تتم بموافقة المديرالعام أو من ينوب عنه بمذكرة مسبقاً يحدد فيها ما إذا كانت المدفوعات رأسمالية أم إيراديه ماعدا المدفوعات المعقودة حكما المشار إليها بالمادة (18) أدناه.

تكون المشتريات أو الأشغال أو الخدمات المنفذة كلياً أو جزئياً لصالح نشاط الشركة.

توفر مستند يثبت مطالبة الغير بقيمة توريد الخدمة أوالأصل كالفاتورة مثلاً.

توفر مستند أصولي يثبت استلام الشركة فعلياً للبنود المشتراة أو الخدمات المقدمة.

مادة (18) : المدفوعات المعقودة :

تعتبر المدفوعات التالية معقودة حكماً ولا تحتاج لموافقة مسبقة من المدير العام أو من ينوب عنه:-

- المدفوعات الناشئة عن العقود المبرمة بمجرد توقيعها المدير العام او من ينيبة مثل والإيجارات والتأمينات الاجتماعية وما شابهه......الخ.

- وكذلك المدفوعات العائدة للخدمات المقدمة من الجهات الحكومية ذات الأسعار المحددة مثل مصروفات البريد والهاتف والكهرباء ....الخ.

مادة (19) : اجراءات المدفوعات والسداد :

يضع المدير المالى بالاشتراك مع مدير عام الشركة نظاما يكفل وفاء المنشأة بالتزاماتها لمستحقيها فى المواعيد المحددة طبقاً لما هو قائم من عقود او ارتباطات.

يتم سداد النفقات بموجب سند صرف أو أمر دفع بإحدى الطرق التالية :

- نقداً من العهدة النثرية،على أن لا يتجاوز السقف المحدد للصرف النقدي.

- بشيك على إحدى البنوك المتعامل معها.

تحويل على البنك ( حوالة بنكية – اعتماد مستندي - ...... وما شابهه ذلك) ، يتم ذلك بعد التأكد من استكمال المعاملة لجميع مسوغات الصرف وإرفاق المستندات الدالة علي ذلك وكذلك اكتمال التوقيعات عليها من الموظفين المختصين واعتماد الصرف من صاحب الصلاحية وطبقاً للإجراءات الموضحة في النظام المالي ، يتم ختم المستندات متى تم صرفها بخاتم مدفوع ليشير إلى سداد قيمتها.

لا يجوز الصرف الا فى حدود الموازنة التخطيطية المعتمدة ، و على المدير المالى التأكد من قيام الطرف الاخر بتنفيذ الارتباط او التعاقد او عند الاستحقاق و يجوز للمدير العام او من ينيبة صرف مبلغ مقدماً تحت الحساب اذا استدعيت الظروف ذلك بشرط الحصول على الضمانات الكافية قبل الصرف.

لا يجوز تحرير شيكات لحاملها أو على بياض ويجب أن يكون الشيك مسحوباً باسم شخص طبيعي أو شخصية اعتبارية ولا يصرف إلا للمستفيد الأول فقط ويراعى التوقيع على مستند الصرف من قبل المخول بالاستلام بناء على تفويض مسبق و بالمقابل إصدار سند قبض يفيد استلامه الشيك مع أهمية الاحتفاظ بكعوب الشيكات في مكان أمين تحت رقابة المدير المالي. وفى جميع الحالات لا يجوز لاحد العاملين او المديرين اعتماد صرف مبالغ خاصة به الا بإعتماد السلطة الاعلى منه .

لا يجوز سحب شيكات بدل فاقد إلا بعد اتخاذ الإجراءات اللازمة للتأكد من فقد الشيك الأصلي من ناحية وضمان عدم صرفه في المستقبل من ناحية ثانية.

يجوز لاى مستوى ان يفوض المستوى الادنى منه مباشرة فى كل او بعض سلطاته بقرار كتابى منه لفترة محدودة ، و لا يجوز اعادة تفويض السلطات الممنوحة لة من المستوى الاعلى لغيره .

ينبغي اتخاذ الإجراءات الرقابية عند طبع سندات القبض والصرف للنقد وسندات الاستلام والدفع للشيكات مع ضرورة الاحتفاظ بهذة السندات في مكان أمين تحت رقابة المدير المالي وكذلك الشيكات غير المستعملة ويترتب أن تكون هذة المستندات بشكل خاص وكافة المستندات المالية مرقمة بالتسلسل وأن يراعى هذا التسلسل عند استخدامها مع الاحتفاظ بالنسخ الملغاة.

مادة (20) : اجراءات صرف وجرد الصناديق :

يتعين إجراء جرد مفاجئ للصناديق التابعة للشركة على فترات دورية خلال العام وعمل محاضر الجرد اللازمة ويكون الموظف المسئول عن استلام النقد (أمين الصندوق أو المكلف بالقبض أو المكلف بالتحصيل) مديناً بالعجز الذي قد يظهر نتيجة الجرد أما الزيادة فتقيد في حساب مستقل حتى يبرر أمين الصندوق سبب وجودها وإلا حولت للإيرادات المتنوعة على أن هذا لا يعفيه من التحقيق عملاً بمبدأ الزيادة في الصناديق كالنقص بها.

لا يجوز الاحتفاظ لدى أمين صندوق الشركة بمبلغ يزيد عن المبلغ اللازم لاحتياجات الشركة والذي يصدر بتحديده قرار من المدير العام بناءاً على اقتراح المدير المالي - ما لم تكن هناك رواتب نقدية تحت الصرف وتنتهي بعد موعد تسليم الرواتب بثلاثة أيام.

يحظر على أمناء الصناديق الاحتفاظ في صناديقهم بأموال غير أموال الشركة ، وكل ما يوجد في الخزينة يعتبر من أموال الشركة والا تعرض للمسائلة القانونية.

المادة ( 21) : أمر الصرف :

يعتبر المدير العام او من ينوب عنه هو معتمد اوامر الصرف أو اوامر الدفع ويعتبر توقيعه على مستندات الصرف المختلفة توقيعاً نهائياً يجيز للمسئولين عن حفظ الأموال كلا حسب اختصاصه دفع النقود أو تحرير الشيكات أو اعتماد الإشعارات البنكية أو تسليم البضاعة أو شراء الاحتياجات .

إن اعتماد أمر الصرف لأي تصرف ينشأ عنه نفقة مالية سواء كانت بشكل نقود أو بضاعة أو قيود يستلزم بالضرورة تنفيذها بشكل سليم بواسطة المستندات النظامية المستعملة لدى الشركة وطبقاً للإجراءات المحاسبية الموضحة بالنظام المالي ويعتبر المدير المالي مسئولاً عن صحة تنفيذ هذه الإجراءات .

يعتبر ( سند الصرف النثري ) المستند النظامي الذي يجيز لأمناء الصناديق دفع النقود كما أن أمر دفع الشيكات هو المستند النظامي الذي يجيز سحب النقود من البنك .

مادة (22) : سلطات الاعتماد للصرف :

يصدر قرار بتنظيم سلطات وصلاحيات الاعتماد من مجلس الادارة او من ينوب عنه بما لا يخل فى ايا من بنودها عن الخطة.

مع مراعاة القواعد و الاجراءات التنظيمية لهذة الحالات ....طبقاً جدول الصلاحيات .

يكون شراء العقارات والاصول الثابتة وكافة المصروفات الاستثمارية طبقا للمعتمد فى سلطات اعتماد الشراء و الصرف ... طبقا ًجدول الصلاحيات

الباب السادس : العهد المستديمة والعهد المؤقتة

مادة (23) : مسئولية العهد وكيفية الصرف :

1. يجوز صرف عهدة مستديمة لمواجهة المصروفات التي تتطلبها طبيعة العمل ويحدد كل مدير ادارة الموظف/ الموظفين حسب حاجة العمل الذين تصرف لهم العهدة والمخولين بالصرف منها وبعد اتمام الاجراءات والاعتمادات المطلوبة الصرف .

2. يجوز صرف عهدة مؤقتة لأغراض محددة بأعمال الشركة وبعد اتمام الاجراءات والاعتمادات المطلوبة الصرف ويجب تسوية هذه العهدة بمجرد انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله.

3. تصرف العهد بموجب طلبات الصرف المعتمدة من المدير العام او من ينوب عنه ويحدد فيه بدقة الأمور التالية: ( أسم المستفيد من العهدة ، مبلغ العهدة ، الغاية من العهدة ، تاريخ انتهاء العهدة ، أسلوب استردادها )

4. تسترد العهدة من الموظف وفقاً لما جاء بالقرار الصادر من آمر الصرف وتعالج مالياً ومحاسبياً وفق نوع العهدة وفيما إذا كانت قد صرفت من أجل المصاريف أو كسلف شخصية.

5. تسجل العهدة عند صرفها فوراً بالدفاتر كما تسجل تسويتها أيضاً بالدفاتر ، تصفى العهدة المستديمة والعهد المؤقتة ويسترد الرصيد النقدي منها وإيداعه في بنك او خزينة الشركة في نهاية العام المالي .

6. لا يجوز لمن بعهدته نقدا أن يعطي عهدة لأي سبب كان إلا بقرار من المدير العام او من يفوضة بذلك على أن يتم إعداد سندات صرف رسمية بذلك على حساب الموظف، وأية عهدة معطاة بأوراق عادية دون تحرير سندات بها يعتبر مانح العهدة مسئولا عنها ويحاسب إدارياً على ذلك.

7. يجوز صرف عهدة مستديمة لمواجهة المدفوعات النقدية العاجلة او المصروفات النقدية الصغيرة ويحدد المدير المالى قيمة العهدة وفقا لإحتياجات العمل وكذلك البنود المختلفة الواجب الصرف منها والحد الاقصى لكل صرفية وكذلك إعادة النظر فى قيمة العهدة.

مادة (24) : تسويات العهد والاستعاضة  :

1. على المدير المالي متابعة تسديد العهد واستردادها في مواعيدها وعليه أن يعلم المدير العام خطياً عن كل تأخير في تسديدها أو ردها وتسترد العهد من الموظفين في حالات تأخرهم عن السداد أو خصمها دفعة واحدة من مستحقاقتهم طرف الشركة.

2. يجب ان تؤيد المدفوعات النقدية التى تتم من العهدة المستديمة بمقتضى مستندات تمت مراجعتها وإعتمادها من مسئول الاعتماد ، يستثنى من ذلك الحالات التى يصعب فيها الحصول على مستند بشرط اعتماد مسئول الاعتماد فى حدود 1000 ريال و اكثر من ذلك تعتمد من المدير العام.

3. يتم إستعاضة ما يصرف من العهدة المستديمة بشيك او نقدا فى نهاية كل شهر او عندما يصل الصرف منها الى 50% من قيمتها ويتم تسويتها فى نهاية الشهر.

4. يتم جرد العهد المستديمة جردا مفاجئا مرة على الاقل كل شهر بمعرفة الادارة المالية وفى 31 ديسمبر من كل عام.

5. يجوز صرف عهدة مؤقتة لأغراض خاصة بناء على طلب الادرات المختلفة وفى حدود الاختصاصات المخولة لهم على ان يحدد فى قرار الصرف المدة المحددة لتسوية العهدة , ويحظر صرف العهدة المؤقتة فى غير الاغراض المخصصة لها

6. يجب تسوية العهد المؤقتة بمجرد انتهاء الغرض الذى صرفت من اجلة وفى حدود المدة المقررة لهذة العهدة , مع وجوب رد العهدة المؤقتة فى نهاية الشهر إذا لم تصرف فى الاغراض المخصصة لها.

7. لا يجوز استعاضة العهدة المؤقتة ولا يجوز صرف اكثر من سلفة مؤقتة لشخص واحد فى نفس الوقت إلا بموافقة المدير العام والمدير المالى مجتمعين , كما لا يجوز صرف سلفة مؤقتة لغير العاملين بالشركة.

الباب السابع :الخزائن

مادة (25) : مواقع الخزائن :

1. يتم انشاء خزينة رئيسية بالشركة تتولى هذة الخزينة إستلام النقدية والشيكات واوراق القبض التى تورد اليها من مصادر التوريد المختلفة للشركة.

2. انشاء خزائن فرعية حسب حاجة مواقع الشركة المختلفة وتورد المتحصلات كل اسبوع او عشرة الاف ريال ايهما اقرب بها الي الخزينة الرئيسية بالشركة .

3. يتم انشاء بالشركة خزينة لحفظ اصول المستندات الرئيسية ( عقد التأسيس – سجل تجارى - ......الخ ) واصول العقود المبرمة بين الشركة والغير , الاوراق التجارية طويلة الاجل ...... الخ وبصفة عامة جميع المستندات الهامة بالشركة ولا يتم فتحها إلا بمفتاحين احدهما طرف المدير العام والاخر طرف المدير المالى .

4. تخضع خزينة الشركة للجرد المفاجئ فى اى وقت يحدده المدير المالى وكذلك فى نهاية السنة المالية للشركة ويكون الجرد شاملا لجميع محتوياتها , ويصدر المدير المالى قرار بتشكيل لجنة الجرد وبحضور امين الخزينة وفى حالة ظهور فرق بالعجز او الزيادة يرفع الامر فورا من قبل رئيس اللجنة الى المدير المالى لاتخاذ الاجراءات اللازمة لتحديد المسئولية.

مادة (26) : مسئولية امين الخزينة :

1. كشوف بالحركة اليومية للخزينة موضحا بها الرصيد النقدى والعهد النقدية وتراجع يوميا من الادارة المالية مع اوراق الاستلام و الصرف والتوريد ويتم عمل مطابقة يوميا بين الرصيد الدفترى والرصيد الفعلى .

2. كشوف بجميع الشيكات والكمبيالات والاوراق التجارية الاخرى المحفوظة بالخزينة مرتبة حسب تواريخ الاستحقاق لمتابعة تحصيلها او توريدها للبنك فى مواعيدها .

3. يحظر على امين الخزينة الرئيسية الصرف من الايرادات او المتحصلات ... الا فى الظروف الاستثنائية وبقراركتابى مسبق من المدير المالى مجتمعين او منفردين كلا فى حدود سلطته.

4. ان يكون الصرف بناء على اوامر دفع او اذون صرف معتمدة من سلطة الاعتماد.

5. يحظر على امين الخزينة إيداع الى مبالغ او مستندات ذات قيمة تخص الغير بخزينة الشركة .

6. امين الخزينة مسئول مسئولية كاملة عما فى عهدته من نقود او شيكات او حوالات بريدية او اى محرر ذى قيمة وجميع محتويات الخزينة تكون فى عهدته شخصيا ، كما يكون مسئولا بالتضامن عن كل عهدة فرعية تسلم من عهدته الى مساعده وعليه تنفيذ التعليمات الخاصة بالخزينة والتى تصدر فى هذا الشأن وفى حالة تغيير امين الخزينة – او وفاته – يتم نقل عهدة الخزينة الى من يحل محله بعد اجراء جرد فعلى بمعرفة الادارة المالية .

الباب الثامن : خطابات الضمان

اولا : خطابات الضمان الوارده:

1. خطابات الضمان الواردة من الغير لصالح الشركة تحول للادارة المالية لقيدها بالسجلات ومتابعة تاريخ انتهائها وسريانها ويكون المدير المالى او من ينيبه مسئولا عن متابعة سريان خطابات الضمان الواردة لحين انتهاء الغرض المقدمة من اجلة .

ثانيا خطابات الضمان الصادرة :

1. لا تصدر خطابات ضمان لصالح الغير إلا إذا كانت عن اعمال تدخل ضمن اهداف الشركة وواردة ضمن الموازنة التخطيطية للشركة .

2. تحتفظ الادارة المالية بصورة من خطابات الضمان الصادرة وكذلك من طلبات مد صلاحيتها  ولا يسمح بمد صلاحيتها بعد انتهاء الغرض منها الا بقرار من المدير العام مع الالتزام بمتابعة رد خطابات الضمان المنتهى غرضها او صلاحيتها الى البنك ويتم تسجيل حركة خطابات الضمان الصادرة بسجل خاص بها للمتابعة .

الباب التاسع : الشراء

تتألف مشتريات الشركة من :

1. الأصول الثابتة .

2. المواد ومستلزمات التشغيل والبناء والإنتاج والصيانة .

3. المشتريات اللازمة للأغراض المكتبية.

4. يكون تأمين مشتريات الشركة عن طريق الاستيراد من الخارج أو من السوق المحلي وذلك بالممارسة أو التأمين المباشر أو لجنة شراء بحسب ما تقتضيه الحاجة و ما يوصي به مدير الإدارة ويعتمده المدير العام.

5. يتم التعاقد على شراء احتياجات الشركة بموجب أوامر شراء أو اعتمادات مستنديه ( أو ما في حكمها ) بعد اعتمادها من الجهة صاحبة الصلاحية طبقاً لجدول الصلاحيات.

6. يتم إصدار طلبات الشراء كتابة حتى في الحالات التي يتم التفاهم فيها مع الموردين على سرعة تأمين الاحتياجات ، حيث يرسل لهم أمر الشراء لاحقاً.

7. للمدير العام أن يقوم بتفويض من يراه مناسباً من الموظفين المسئولين بالشركة بصلاحية اعتماد الشراء، على أن يراعى في ذلك الالتزام التام بالصلاحيات الممنوحة حسب جدول الصلاحيات.

8. إن اعتماد الشراء يستلزم بالضرورة تنفيذه بشكل سليم بواسطة المستندات النظامية المستعملة لدى الشركة ويعتبر المدير المالي مسئولاً عن صحة تنفيذ هذه الإجراءات.

الباب العاشر : المخازن

1. يتم استلام وتخزين وصرف البضاعة والرقابة عليها وفقاً للإجراءات المنصوص عليها بالدورة المستندية للشركة .

2. تسلم جميع الأصناف التي ترد للشركة إلى الموظف المختص بالمخازن وتكون بعهدته وذلك بعد اتخاذ كافة الإجراءات الخاصة بالفحص والاستلام.

3. تتم الرقابة على المخزن عن طريق الجرد والتفتيش الدوري والفجائي بالإضافة إلى الرقابة بواسطة القيد المنتظم في السجلات وتكون الادارة المالية متمثلة فى السيد المدير المالى مسئولة عن ذلك.

4. بالإضافة إلى الجرد المستمر والمفاجئ يجري جرد كافة موجودات المخزن .

5. في حالة وجود عجز في المخزون لأسباب خارجة عن إرادة الموظف المسئول حسب تقدير المدير المالي وموافقة مدير عام الشركة اتخاذ قرار بتسوية العجز على حساب الشركة وفيما عدا ذلك فالموظف المسئول عن المخزن مسؤولاً عن العجز.

6. على إدارة الشركة أن تضع السياسة الملائمة للتأمين على المخزون ويكون المدير المالي مسئولا عن التأكد من تنفيذ هذه السياسة.

الباب الحادي عشر : المراجعة الداخلية

في حالة توافر المراجع الداخلي بالشركة يقوم بالتحقق من صحة تطبيق سياسات وإجراءات العمل والرقابة المعتمدة من قبل الإدارة العليا والتأكد من فاعليتها وإطلاع الإدارة العليا بنتائج أعمال المراجعة الداخلية أولاً بأول .

يقوم المراجع الداخلي بوضع برنامج المراجعة الداخلية لجميع نشاطات الشركة ومجوداتها وعمل جدول زمني بذلك يقوم بإطلاع رئيس مجلس الإدارة او من ينيبه عليه ومناقشته واعتماده.

يقوم المراجع الداخلي بالتأكد مما يلي :

1. صحة تطبيق النظام المالي والمحاسبي وإثبات القيود بالدفاتر والسجلات المحاسبية بحيث يمكن الاعتماد عليها .

2. سلامة تطبيق وتنفيذ السياسات والأنظمة والإجراءات والأساليب المعتمدة في كافة المجالات الإدارية والمالية .

3. فحص ومتابعة أرصدة وحركة الحسابات المدينة وإبداء الرأي حول فاعلية التحصيل .

4. فحص ومتابعة أرصدة وحركة الحسابات الدائنة وإبداء الرأي حول فاعلية اتباع سياسات الشراء .

5. صحة طلبات الشراء والعقود والاتفاقيات وجميع أنواع المستندات التي تنشئ التزام على الشركة تجاه الغير .

6. سلامة الإجراءات المطبقة للحفاظ على ممتلكات الشركة بأعمال الجرد المفاجئ على المخازن والموجودات الثابتة وخزائن الشركة.

7. وجود تغطية شاملة لجميع موجودات الشركة وممتلكاتها من خلال بوالص تأمين سارية المفعول .

8. صحة إجراءات شئون الموظفين وعدم تعارضها مع نظام العمل السعودي.

9. التأكد من إثبات الحسابات بالدفاتر والسجلات والمحاسبية.

10. على المراجع الداخلي القيام بأي أعمال يكلف بها من قبل الإدارة العليا وتقديم التقارير اللازمة للإدارة العليا عن نتائج هذه الأعمال.



الفصل الثاني

دليل السياسات والإجراءات

الإدارية

السياسات الإدارية العامة  

المقدمة

1. المهمة :-

من خلال قناعة الادارة العليا للشركة بأن المورد البشرى من أهم أصول الشركة، لذا أصبحت مهمة ادارة الموارد البشرية هى إستقطاب العناصر البشرية المتميزة والعمل المستمر على تنمية هذه العناصر عن طريق التدريب المستمر لخلق كوادر فنية وإدارية طبقاً للمستويات العالمية من خلال مناخ عمل ومزايا منافسة بما يتناسب مع استراتيجية الشركة.

2. الاهداف العامة :-

• إصدار سياسات وإجراءات ونظم رقابية مستديمة موحدة تنظم العلاقة بين الموظفين والشركة.

• تأسيس خطة القوى الموظفة والتأكد من تحديد الحجم الأمثل من العمالة المؤهلة الذى يحقق افضل نتيجة مع ترشيد الإنفاق.

• جذب وإستبقاء وتشجيع الموارد البشرية ذات الكفاءة العالية على جميع المستويات.

• إنشاء هيكل أجور دائم المنافسة والإشراف على إعداد المرتبات والأجور والإستحقاقات الشهرية للموظفين والتأكد من سلامة النظم والتعليمات واللوائح الخاصة بشئون الموظفين وحفظ ملفات الموظفين.

• تحفيز الموظفين عن طريق وضع نظم متطورة وعادلة للعلاوات والمكافآت ترتبط بالأداء الشخصى بما يكفل تحديد العناصر المميزة والمجتهدة وغيرها من الموظفين.

• تأسيس نظام عملى وشامل لتقييم أداء جميع الموظفين بما يؤدى إلى نتائج فعالة لتطوير أداء الموظفين وتحسينه.

• الإستثمار فى المورد البشري عن طريق التدريب وتنمية المهارات بشكل مستمر لرفع كفاءة وأداء الموظفين وإطلاعهم على التكنولوجيا الحديثة المستخدمة فى إتمام أعمالهم.

• خلق روح الولاء والإنتماء للموظفين فى الشركة على كافة مستوياتهم الوظيفية وتحفيزهم للعمل كفريق، وتقديم كافة الخدمات والرعاية الإجتماعية للموظفين وكذلك دعم خطوط الإتصال بين كافة المستويات الوظيفية.

الباب الاول : إختيار و تعيين القوى العامله:

المادة (1) : إجراءات التوظيف:   

عند ظهور الحاجة إلى تعيين موظف جديد يقوم مدير الإدارة المختص بما يلي:

    إعداد طلب تعيين موظف جديد

    إعداد بطاقة الوصف الوظيفي للوظيفة.

    إرسال الطلب إلى إدارة الموارد البشرية.

تقوم إدارة الموارد البشرية بمراجعة طلب التوظيف والتأكد من أن خطط التوظيف المعتمدة في الموازنة التقديرية قد شملت الوظيفة المحددة في الطلب.

تقوم إدارة الموارد البشرية بدراسة وبحث إمكانية شغل هذه الوظيفة من داخل الشركة.

في حالة وجود الموظف المناسب من داخل الشركة تقوم إدارة الموارد البشرية باتخاذ الإجراءات اللازمة لنقل أو ترقية الموظف المناسب لشغل هذه الوظيفة والحصول على موافقة المدير العام.

في حالة عدم شغل الوظيفة من داخل الشركة يتم مراجعة ( ملف طلبات الوظائف) المتوفرة والتي تناسب مواصفات الوظيفة الشاغرة، وإذا توفرت يتم إرسالها إلى مدير الإدارة المختص للاختيار والمفاضلة بين المرشحين.

في حالة عدم توفر طلبات مناسبة للوظيفة المطلوبة تقوم إدارة الموارد البشرية باتخاذ الإجراءات اللازمة للبحث عن المرشحين المناسبين بالإعلان عن الوظيفة في الصحف أو المواقع الإلكترونية.

تقوم إدارة الموارد البشرية باستلام الطلبات الواردة من المرشحين تمهيداً لدراستها وتصنيفها.تقوم إدارة الموارد البشرية بالتنسيق مع الرئيس المباشر لاختيار الموظف المناسب للوظيفة

تقوم إدارة الموارد البشرية باستكمال إجراءات التوظيف للمرشحين الذين يتم اختيارهم.

المادة (2) : إجراءات استحداث وظيفة :   

عند الحاجة لوظيفة جديدة يقوم مدير الإدارة  المختص ببيان مبررات استحداثها وإعداد الوصف الوظيفي المناسب لها وإرسالها إلى إدارة الموارد البشرية.

تقوم إدارة الموارد البشرية بمراجعة الوصف الوظيفي لهذة الوظيفة ورفعها للمدير العام للاعتماد.

تقوم إدارة الموارد البشرية بتعديل الهيكل التنظيمي للإدارات وبما يتناسب مع الوظائف الجديدة ورفعه للمدير العام للاعتماد.

المادة (3) : إجراءات استلام ومراجعة طلبات التوظيف واختيار المرشحين :

   

تقوم إدارة الموارد البشرية بدراسة وتقييم طلبات التوظيف وتصنيفها كما يلي:

طلبات مرفوضة لعدم مطابقتها لشروط التوظيف.

طلبات مقبولة مبدئياً للوظيفة الشاغرة.

يتم عمل ملف كامل بجميع طلبات التوظيف كمرجع لمديرى الإدارات عند الحاجة ويتم تحديثة كل فترة زمنية.

تصنف الطلبات المقبولة والملائمة حسب الوظيفة المطلوبة.

تقوم إدارة الموارد البشرية بإرسال الطلبات المختارة إلى المدير المختص للاختيار.

يقوم المدير المختص بمراجعة الطلبات المصنفة من إدارة الـموارد البشرية وتحديد الأولويـات واختيار ( 3 ) مرشحين للوظيفة المعلن عنها وإعادتها إلى إدارة الموارد البشرية.

المادة (4) : إجراءات المقابلات الشخصية :

تقوم إدارة الموارد البشرية بإعداد برنامج لمقابلات المرشحين سواءً من داخل المملكة أو خارجها.

تقوم إدارة الموارد البشرية بالتنسيق مع المكلفين بالمقابلات بمراجعة تفاصيل البرنامج العام  للمقابلات.

تقوم إدارة الموارد البشرية بإبلاغ المرشحين بمكان وزمان المقابلات.

يقوم المكلف أثناء المقابلة بما يلي:

إعطاء المرشح صورة عامة عن الشركة.

فحص المعلومات الفنية للمرشح ومدى تناسب مؤهلاته وخبراته السابقة مع متطلبات الوظيفة.

فحص المرشح من واقع مؤهلاته العلمية وخبراته العملية والانطباع العام عنه.

شرح متطلبات الوظيفة.

الإجابة بشكل عام على أية أسئلة يطرحها المرشح تتعلق بالوظيفة أو الراتب أو المزايا أو أية سياسات أخرى للشركة.

يُعد المكلف بالمقابلة تقريراً مفصلا عن المرشح يوضح فيه مجالات القوة والضعف وتسجيل أي ملاحظات أو أمور أخرى جرى بحثها مع المرشح.

بعد الانتهاء من إجراء المقابلات يصنف المرشحون وفقاً لنتائج المقابلة إلى الفئات التالية:

    مُرشح صالح للوظيفة.

    مُرشح بديل للوظيفة.

تعاد ملفات المرشحين إلى إدارة الموارد البشرية مرفقاً بها تقارير المقابلات الشخصية.

يتم حفظ التقارير الخاصة بالمقابلات الشخصية في ملفات المرشحين.

تقوم إدارة الموارد البشرية باستكمال إجراءات توظيف المرشحين الذين تم اختيارهم.

 

المادة (5) : إجراءات عروض العمل :   

تقوم إدارة الموارد البشرية بإعداد عرض العمل للمرشح من أصل وصورة ويتم اعتماده  من المدير العام ويتم توجيهه إلى المُرشح ويُطلب منه التوقيع على الصورة المرفقة.

يتم الاحتفاظ بنسخة من عرض العمل والنسخة التي وقع عليها المرشح في الملف.

في حالة قبول المرشح للعرض تقوم إدارة الموارد البشرية باستكمال إجراءات التوظيف.

في حالة رفض المرشح للعرض أو عدم رده عليه خلال المدة المحددة تسجل نتيجة الرفض على عرض العمل.

تقوم إدارة الموارد البشرية بالاتصال بالبديل وإعداد عرض العمل بالتنسيق مع المدير المختص.

المادة (6) : إجراءات التحاق الموظف بالوظيفة    :

تقوم إدارة الموارد البشرية بعمل الترتيبات اللازمة للموظف لاستقباله في المطار إذا تم استقدامه من الخارج

يتم تأمين سكن له سواء بإسكانه في سكن الشركة أو صرف بدل سكن له.

تقوم إدارة الموارد البشرية بتقديم الموظف الجديد لموظفي الشركة.

يقوم الرئيس المباشر وبغرض تعريف الموظف الجديد بمهام وظيفته بالأعمال :

إعطاؤه وصف موجز عن طريقة العمل في الإدارات  التي سيعمل بها.

إطلاع الموظف الجديد على الهيكل التنظيمي للإدارة التي سيعمل بها وموقعه على الهيكل.

تقديم الموظف الجديد لزملائه  في الإدارات .

الشرح بشكل مفصل للموظف مهام وواجبات عمله وتزويده بصورة من الوصف الوظيفي.

توضيح العلاقات الوظيفية الداخلية والخارجية للوظيفة التي سيشغلها الموظف الجديد.

تزويد الموظف الجديد بكافة المعلومات والمراجع والتعليمات التي تساعده على القيام بمهام وظيفته.

تأمين اللوازم المكتبية للموظف الجديد من مكتب وقرطاسية وخلاف ذلك.

الطلب من زملاء الموظف الجديد التعاون معه، وتعيين زميل له لتوجيهه خلال الفترة الأولى.

متابعة الموظف باستمرار وتقديم التوجيه اللازم له.

المادة (7) : إجراءات تقييم الأداء خلال فترة التجربة:

تقوم إدارة الموارد البشرية بإرسال تقرير تقييم الأداء خلال فترة التجربة إلى المدير المختص وذلك في الأسبوع الأول من الشهر الثالث.

يقوم مدير الإدارة  المختص بإعداد تقرير تقييم الأداء الخاص بالموظف ومناقشته مع الموظف وكتابة توصياته وإرساله إلى إدارة الموارد البشرية.

إذا لاحظ المدير المختص عدم صلاحية الموظف للعمل في أي فترة خلال فترة التجربة يقوم بإعلام الموارد البشرية بذلك لاستكمال إجراءات إنهاء خدماته وبدون الانتظار حتى نهاية فترة التجربة.

في حالة التوصية بإنهاء خدمات الموظف يتابع مدير الموارد البشرية إجراءات إنهاء الخدمات وتوجيه الخطاب اللازم للموظف.

في حالة إقرار تثبيت الموظف في الخدمة يتابع مدير الموارد البشرية إجراءات التثبيت.

في حالة عدم تثبيت الموظف غير السعودي تقوم إدارة الموارد البشرية باتخاذ الإجراءات اللازمة لإعادته إلى بلد الاستقدام حسب الأنظمة والإجراءات المتبعة في ذلك.

الباب الثاني : اجراءات تسجيل بيانات العاملين :

المادة (8) : إجراءات عقود العمل :

يتم تحرير عقد العمل للموظف الجديد الذي يتم تعينه في الشركة من نسختين أصليتين يتم توقيعهما من الطرفين ( الموظف والشركة ).

في حالة العقود المحددة المدة تقوم إدارة الموارد البشرية بتسجيل تاريخ مراجعة عقد العمل في سجل الموظف وذلك بهدف المتابعة قبل انتهاء مدة العقد.

يتم عمل نسختي عقد العمل كما يلي:

النسخة الأصلية تسلم للموظف.

النسخة الأصلية تحفظ في ملف الموظف.

المادة (9) : إجراءات تجديد عقود العمل محددة المدة :

يقوم مدير الإدارة المختص بمراجعة تقارير تقييم الأداء السابقة للموظف والتوصية بتجديد أو عدم تجديد العقد موضحاً به المبررات إلى إدارة الموارد البشرية.

في حالة التوصية بإنهاء الخدمات تقوم إدارة الموارد البشرية بإعلام الموظف وإكمال إجراءات نهاية الخدمة.

في حالة التوصية بتجديد العقد يتم اعتماد التجديد من المدير العام.

 

المادة (10) : إجراءات إصدار وطباعة كروت التعريف :

يحدد مدير الإدارة  الموظفين الذين يجب تزويدهم بكروت التعريف باسم الشركة ويتم إعلام إدارة الموارد البشرية بذلك.

تقوم إدارة الموارد البشرية بتحديد عدد البطاقات التي يجب طباعتها ثم ترسل أمر الطبع إلى الإدارة المختصة.

يراعى في كروت التعريف ان تكون بتصميم موحد ويحتوي على شعار الشركة و البيانات الأساسية للموظف.

المادة (11) : إجراءات إنشاء ملفات الموظفين:

يتم تخصيص ملف خاص للموظف يحفظ به ما يلي :

جميع الأوراق المتعلقة بالموظف .

يتم ترقيم الأوراق والمراسلات ترقيماً متسلسلاً وذلك تلافياً للضياع والفقدان.

يتم تخصيص رقم متسلسل  لكل موظف جديد يبتدأ من الرقم ( 3000 ) فما فوق يسمى الرقم الوظيفي ويحتفظ به الموظف طوال فترة خدمته بالشركة.

يتم تجزئة الملف إلى ثلاثة أجزاء كما يلي:

الجزء الأول: ويحتفظ به بالعقد وأية قرارات أو أمور مالية تخص الموظف خلال فترة خدمته بالشركة.

الجزء الثاني:  ويحتفظ به بالمراسلات التي تتم مع الموظف طوال فترة خدمته بالشركة.

الجزء الثالث:  ويحتفظ به بالسجلات الخاصة بالموظف. تقوم إدارة الموارد البشرية بتسجيل كافة البيانات اللازمة عن الموظف في سجلات الموظف الموضوعة في ملفه باستمرار.

تقوم إدارة الموارد البشرية بالتأكد من استكمال كافة المستندات في ملف الموظف ومن احتوائه على المستندات اللازمة.

يطلب من الموظف غير السعودي المستقدم من الخارج تسليم جواز السفر فور وصوله ويتم الاحتفاظ به بالخزنة الحديدية المخصصة لذلك.

المادة (12) : إجراءات استلام وتسليم الوثائق الثبوتية :

يتم الاحتفاظ بالوثائق الثبوتية الخاصة بالموظفين في خزانة حديدية مقاومة للحريق يتم الاحتفاظ بها في مكان آمن بواسطة إدارة الموارد البشرية.

عند سفر الموظف يقوم بتسليم اوراقة الثبوتية لحفظها بالخزينة.

المادة (13) : إجراءات استخراج رخص العمل والإقامات وتجديدها    :

تقوم إدارة الموارد البشرية بعمل الترتيبات اللازمة لاستخراج رخصة العمل والإقامة للموظف غير السعودي وذلك خلال فترة شهر من التحاقه بالعمل إذا كان مستقدماً من الخارج.

تقوم إدارة الموارد البشرية بالاحتفاظ بسجل مفصل عن رخص العمل والإقامات الصادرة للموظفين لتجديدها وذلك في الوقت المناسب وقبل تاريخ انتهائها .

تقوم إدارة الموارد البشرية بعمل الترتيبات اللازمة لاشتراكات الموظفين في التأمينات الاجتماعية وذلك اعتباراً من تاريخ التحاقه بالعمل كما يلي:

• الموظفون السعوديون: يتم اشراكهم في التأمينات الاجتماعية والأخطار المهنية.

• الموظفون غير السعوديون: يتم اشراكهم في التأمينات الاجتماعية / فرع الأخطار المهنية.

 

المادة (14) : الدوام والأجازات :

ا- للموظفين الاداريين : تكون أيام العمل الرسمية فى الشركة خمسة أيام فى الأسبوع ، ايام الراحة الجمعه والسبت.

ب- لموظفين والعاملين بالمواقع : تكون أيام العمل الرسمية فى الشركة ستة أيام فى الأسبوع ، ايام الراحة الجمعه.

يتبع جميع الموظفين ساعات العمل الأسبوعية المقررة وهى (48) ساعة أسبوعياً .

فى حالة قيام الموظف بالخروج من مكان العمل لقضاء حاجة شخصية أو فى حالة طلب الموظف التأخير عن الحضور فى ساعات العمل المقررة، يقوم الموظف بتحرير نموذج ”إذن غياب/تأخير/مغادرة"  وإعتماده من المدير المختص وإدارة الموارد البشرية.

المادة (15) : إجراءات تحديد العطل الرسمية في الشركة :

تقوم إدارة الموارد البشرية بإعداد المذكرة الخاصة بالأعيـاد الرسمية ورفعها للمدير العام للاعتماد وذلك قبل أسبوع من بداية العطلة الرسمية.

تقوم إدارة الموارد البشرية بالتنسيق مع مديري الإدارات لتحديد الموظفين الذين سيقومون بالعمل خلال أيام الإجازة.

يتم إبلاغ الموظفين الذين تقرر تكليفهم بالعمل خلال الإجازة بموجب خطابات رسمية وترسل نسخة من الخطاب إلى المدير المباشر ويتم اعتمادها من المدير العام.

يتم توزيع المذكرة الخاصة بالإجازة إلى جميع الإدارات في الشركة وتوضع نسخة منها في لوحة الإعلانات الرئيسية بالشركة.

المادة (16) : إجراءات مراقبة الالتزام بأوقات بالدوام الرسمي :

تقوم إدارة الموارد البشرية بتحديد الطريقة التي يتم بها مراقبة الالتزام بأوقات العمل الرسمية  بإحدى الطرق التالية:

• استخدام السجلات اليدوية.

• استخدام ساعات الدوام .

• استخدام البصمة.

يسجل الموظف وقت الحضور للشركة ووقت الانصراف ( حسب أوقات العمل المقررة ) وحسب الطريقة المعتمدة.

في حالة الاضطرار إلى مغادرة موقع العمل خلال الدوام الرسمي بقوم بالحصول على موافقة الرئيس المباشر ثم يسجل وقت الخروج ووقت العودة المتوقع بالإضافة إلى الجهة التي سيتجه إليها ورقم الهاتف الذي يمكن الاتصال عليه عند الضرورة، ويتم مراقبة الالتزام بذلك من الرئيس المباشر.

تقوم إدارة الموارد البشرية بمراقبة سجلات الدوام المعتمدة وتسجيل الغياب والتأخير.

يتم رفع تقارير الغياب والتأخير الشهرية إلى المدير المباشر لاتخاذ الإجراءات الإدارية النظامية المعتمدة في الشركة.

المادة (17) : إجراءات إنهاء الخدمات بسبب عدم اجتياز فترة التجربة :

في حالة ملاحظة المدير المباشر عدم صلاحية الموظف خلال فترة التجربة يقوم بإعداد نموزج تقييم اداء وفي حالة عدم حصوله على تقدير جيد فأعلى يتم رفع تقرير إلى إدارة  الموارد البشرية بعدم صلاحيته للعمل وضرورة إنهاء خدماته.

يتم إعداد خطاب بإنهاء الخدمات يتم تسليمه للموظف.

يتم الطلب من الموظف التوقيع بالاستلام على " خطاب إنهاء الخدمات" ويتم توزيع الخطاب على النحو التالي:

• نسخة: تسلم للموظف.

    -   نسخة: تحفظ في الملف.

يتم استكمال إجراءات المخالصة النهائية.

المادة (18) : إجراءات إنهاء الخدمات بسبب إجراء جزائي :

بناءًا على القرار الجزائي من نتيجة التحقيق بإنهاء خدمات الموظف يتم إعداد خطاب يوجه للموظف بإنهاء خدماته في الشركة.

يتم اشعار الموظف وتسليمه الخطاب بالمدة المحددة كل حسب عقدة.

يتم الطلب من الموظف التوقيع بالاستلام على " خطاب إنهاء الخدمات" ويتم توزيع الخطاب على النحو التالي:

• نسخة: تسلم للموظف.

    -   نسخة: تحفظ في الملف.

يتم استكمال إجراءات المخالصة النهائية.

المادة (19) : إجراءات إنهاء الخدمات بسبب ظروف واحتياجات العمل :

بناءً على قرار إنهاء الخدمات بسبب ظروف ومتطلبات العمل، يتم إعداد خطاب يوجه للموظف بإنهاء خدماته في الشركة.

يتم اشعار الموظف وتسليمه الخطاب بالمدة المحددة كل حسب عقدة.

تطلب إدارة الموارد البشرية من الموظف التوقيع بالاستلام على " خطاب إنهاء الخدمات" ويتم توزيع الخطاب على النحو التالي:

• نسخة: تسلم للموظف.

    -   نسخة: تحفظ في الملف.

يتم استكمال إجراءات المخالصة النهائية.

المادة (20) : إجراءات إنهاء الخدمات عند انتهاء مدة العقد المحدد المدة :

عند انتهاء مدة العقد المحدد المدة وعدم رغبة الشركة في تجديده، يتم اشعار الموظف وتسليمه الخطاب بالمدة المحددة كل حسب عقدة.

يتم الطلب من الموظف التوقيع بالاستلام على " خطاب عدم تجديد عقد عمل "، ويتم توزيع الخطاب على النحو التالي:

• نسخة: تسلم للموظف.

    -   نسخة: تحفظ في الملف.

يتم استكمال إجراءات المخالصة النهائية.

المادة (21) : إجراءات إنهاء الخدمات بسبب الاستقالة من العمل :

في حالة رغبة الموظف في عدم متابعة العمل في الشركة أو في حالة رغبته في عدم تجديد العقد المحدد المدة يعد خطاب الاستقالة وذلك ضمن مدة الإنذار المحددة  في العقد ويقدم الخطاب إلى المدير المباشر.

يراجع مدير الإدارة  المختص خطاب الاستقالة المقدم من الموظف ويتم استدعاؤه ويناقش معه أسباب تقديمه الاستقالة إذا تطلب الأمر ذلك.

ترسل الاستقالة إلى إدارة الموارد البشرية ويتم توجيه خطاب للموظف بقبول الاستقالة.

يتم إعداد خطاب الموافقة على الاستقالة من نسختين:

• نسخة للموظف.

• نسخة يحتفظ بها في ملف الموظف.

المادة (22) : إجراءات المخالصة النهائية :

تقوم إدارة الموارد البشرية بالتنسيق مع المدير المباشر للموظف والاستئناس برأيه بخصوص الاستمرار بالعمل خلال فترة الإنذار.

يوصي المدير المباشر بشأن إمكانية بقاء الموظف على رأس العمل خلال فترة الإنذار أو إيقافه عن العمل فوراً بناءً على متطلبات وحاجة العمل.

وفي جميع الأحوال وسواء استمر الموظف بالعمل أو لم يستمر بناءًً على توصية المدير المباشر خلال فترة الإنذار يتوجب على إدارة الموارد البشرية إنهاء إجراءات المخالصة النهائية خلال فترة الإنذار .

يتم استكمال إجراءات الموظف لإعادته إلى بلده الذي تم استقدامه منه، وفي حالة رغبته بالعمل لدى جهة أخرى، تقوم إدارة الموارد البشرية بالاستئناس برأي المدير العام بذلك وإشعار الموظف بذلك.  

يتم استكمال إجراءات المخالصة النهائية والتي تشمل:  

تجهيز نموذج إخلاء الطرف للموظف والطلب منه مراجعة الجهات داخل الشركة أو خارجها للحصول على إخلاء طرف من هذه الجهات.

احتساب مكافأة نهاية الخدمة للموظف بموجب نظام العمل .

الطلب من الموظف التوقيع بالموافقة على كشف مستحقات نهاية الخدمة.

الطلب من الموظف توقيع إبراء الذمة "المخالصة النهائية".

يتم الطلب من الموظف أن يعيد للشركة المستندات التالية:

• دفتر الإقامة.

• رخصة القيادة ( في حالة تحمل الشركة لتكاليف إصدارها ).

• رخصة العمل.

• أية أدلة أو مستندات أخرى تخص الشركة.

يتم التقرير بشأن الصرف الفعلي لمستحقات نهاية الخدمة كما يلي:  

• صرف مستحقات الموظف السعودي فور الانتهاء من إجراءات المخالصة النهائية.

• صرف مستحقات الموظف غير السعودي والذي تقرر سفره إلى بلده قبل اسبوع من السفر.

يتم اتخاذ الترتيبات اللازمة للحصول على شهادة المغادرة النهائية للموظف غير السعودي الذي تقرر سفره إلى بلده.

صرف مستحقات الموظف غير السعودي والذي تقرر منحه تنازل للعمل لدى إحدى الجهات الأخرى كما يلي:

•     50% من إجمالي المستحقات عند إحضار المستندات الرسمية لنقل الكفالة.

•     50% من إجمالي المستحقات عند إتمام إجراءات نقل الكفالة ( النقل الفعلي ) وإحضار صور من نقل الكفالة.

المادة (23) : إجراءات شهادة الخدمة ومقابلة الموظف المنتهية خدماته :

يمنح الموظف شهادة خدمة بناءً على طلبه بعد الانتهاء من كافة الإجراءات المتعلقة بنهاية الخدمة والمخالصة.

يقوم مدير الموارد البشرية بمقابلة الموظف الذي انتهت خدماتة والطلب منه تعبئة النموذج الخاص بالموظفين الذين انتهت خدماتهم بالشركة .

يتم الإطلاع على سجل الموظف وتعد من واقع المعلومات المحددة فيه "شهادة خدمة" من نسختين.

يتم توقيع شهادة الخدمة ويتم توزيعها على النحو التالي:

• نسخة: تسلم للموظف.

• نسخة: تحفظ في ملف الموظف.

الباب الثالث : الرواتب والاجور

   

المادة (24) : إجراءات صرف الرواتب والأجور :

تقوم إدارة الموارد البشرية بتجهيز كشوف الرواتب والأجور في اليوم ال ( 25 )  من الشهر الميلادي وذلك بعد التأكد (كشف التأخير و الغياب وكشف الجزاءات والإجازات بأنواعها).

تقوم إدارة الموارد البشرية بتحويل الكشف إلى الإدارة المالية وذلك لاستكمال عملية التدقيق والصرف .

يتم الصرف للموظفين بموجب الطريقة المعتمدة في الشركة ( نقدا أو تحويل لحساب الموظف في البنك)

المادة (25) : إجراءات صرف بدل السكن :

يتم صرف بدل السكن للموظف شهريا مع الراتب حسب عقد الموظف.

في حالة صرف بدل السكن للموظف كل ستة شهور أو سنة يقوم الموظف بتعبئة نموذج بدل السكن ويرفعه للرئيس المباشر.

يقوم مدير إدارة الموارد البشرية ببيان مستحقات الموظف من بدل السكن والفترة التي سيصرف بدل السكن عنها ورفعها للاعتماد.

في حالة الموافقة على الصرف يتم تسجيل بيانات الصرف في سجل بدل السكن الخاص بملف الموظف.

المادة (26) : إجراءات التكليف بالعمل الإضافي وصرفه :

عند حاجة مدير الإدارة المختص إلى أحد الموظفين أو مجموعة من الموظفين للعمل لوقت إضافي يتم إعداد أمر التكليف بالعمل الإضافي والحصول على موافقة المدير العام .

يُسلم الرئيس المباشر للموظف المعني أمر التكليف بعمل إضافي.

عند الانتهاء من العمل يقوم الموظف بتسجيل عدد ساعات العمل الإضافي الفعلية على أمر التكليف بالعمل الإضافي ويسلم أمر التكليف إلى رئيسه المباشر.

يحدد الرئيس المباشر الساعات التي سيتم قيدها لأغراض احتساب بدل الساعات الإضافية ، وفي حالة زيادة عدد الساعات الفعلية عن الساعات المصرح بها يتم توضيح الأسباب.

يوقع مدير الإدارة المختص التكليف بعمل إضافي ويرسله إلى إدارة الموارد البشرية لاستكمال الإجراءات.

تقوم إدارة الموارد البشرية بإعداد كشف العمل الإضافي للإدارات المختلفة واعتماده لصرف الساعات الإضافية.

يتم صرف مستحقات الموظفين من العمل الإضافي مع الراتب الشهري كما يلي:

• مع راتب نفس الشهر الذي تم فيه العمل الإضافي إذا تم العمل حتى يوم 25 من نفس الشهر.

• مع راتب الشهر التالي إذا تم العمل الإضافي بعد يوم 25 .

المادة (27) : إجراءات العلاوات والترقيات :

يقوم مديري الإدارات  المختصة بمراجعة أداء الموظفين العاملين في الإدارات عندما تشغر وظيفة في الإدارات ويختار الموظف الأنسب لشغل هذه الوظيفة وفق الشروط التالية:

• أن تكون الوظيفة الشاغرة مشمولة بخطة الاحتياجات من الموارد البشرية.

• أن يكون الموظف المقترح متمتعاً بالحد الأدنى من المؤهلات العلمية والخبرات العملية المطلوبة للوظيفة.

يقوم مدير الإدارة المختص بكتابة مذكرة داخلية بتوصياته بالتنسيق مع إدارة الموارد البشرية ورفعها إلى المدير العام.

في حالة اعتماد الترقية من المدير العام تقوم إدارة الموارد البشرية باستكمال الإجراءات اللازمة لتغيير وضع الموظف حسب التوصيات والاعتماد.

في حالة رفض المدير العام للترقية ، تقوم إدارة الموارد البشرية بإرسال المستندات لمدير الإدارة المختص للتصرف وفق التوجيه اللازم.

المادة (28) : إجراءات اشتراكات الموظفين في التأمينات الاجتماعية :

يتم اشراك الموظف في التأمينات الاجتماعية اعتباراً من تاريخ التحاقه بالعمل .

يتم استخدام النماذج المعتمدة من التأمينات الاجتماعية لتوثيق عملية الاشتراك.

يتم اقتطاع النسبة التي يتحملها الموظف من الراتب الشهري حسب قانون العمل السعودي.

المادة (29) : الإجراءات قبل السفر في مهمة الانتداب :

يقوم المدير المختص باختيار الموظف المرشح للانتداب ويحدد مدة وطبيعة المهمة المنتدب إليها الموظف سواء داخل المملكة أو خارجها.

يرفع الطلب إلى إدارة الموارد البشرية لاعتماده من المدير العام.

تقوم إدارة الموارد البشرية بعد الموافقة على الانتداب باستكمال الإجراءات اللازمة وتوزيع نموذج الانتداب كما يلي:

• نسخة للمسؤول عن إجراءات السفر، لعمل الحجوزات بالفنادق المعنية وخطوط الطيران كما هو مطلوب.

• نسخة لمسؤول الرواتب والأجور لإعداد سلفة مقدمة لبدل الانتداب للموظف، إذا رغب الموظف في ذلك ولاحتساب مستحقات الانتداب عند العودة من مهمة الانتداب.

• نسخة للموظف لاستخدامها عند العودة من الانتداب.

يتم تسليم الموظف المنتدب تذاكر السفر والسلفة المقدمة قبل السفر بثلاثة أيام.

الإجراءات بعد عودة الموظف من مهمة الانتداب   

يقوم الموظف عند عودته من مهمة الانتداب بما يلي:

• إعداد تقرير رحلة الانتداب.

• إعداد كشف مصاريف وبدل الانتداب وإرفاق المستندات المؤيدة للسفر .

يقوم الرئيس المباشر بمناقشة تقرير رحلة الانتداب مع الموظف المنتدب واتخاذ الإجراءات اللازمة للاستفادة من رحلة الانتداب.

يقوم الرئيس المباشر بالتأكد من صحة البيانات الواردة في كشف مصاريف وبدل الانتداب.

 

المادة (30) : إجراءات اصدار التامين الطبي :

يتم اعداد تقرير فى شهر نوفمبر من كل عام يوضح ايجابيات وسلبيات شركة التأمين المتعاقد معها

يتم تقديم عروض اسعار من شركات تأمين جديدة للعام القادم.

اعداد تقرير عن افضلية الإستمرار مع الشركة الحالية او التعاقد مع أحد الشركات مقدمة العروض.

يتم تزويد الموظف بالبطاقات الطبية التي تحدد درجة ومستوى المعالجة الطبية وكذلك المشمولين من أفراد عائلته بالمعالجة الطبية .

المادة (31) : إجراءات إصابات العمل والأمراض المهنية :

في حالة المرض المهني أو إصابة العمل  يتم اتباع التالي:

يتم تحويل الموظف للجهة الطبية المحددة من التأمينات الاجتماعية.

يتم تحرير بلاغ الإصابة وإرساله للتأمينات الاجتماعية.

قبل تحرير بلاغ الإصابة يجب تحري المعلومات الصحيحة بكل دقة وهي كما يلي:

التأكد من أن الإصابة حدثت أثناء العمل أو بسببه.

التأكد من أن الموظف مسجل بالتأمينات الاجتماعية.

التأكد من مكان الإصابة بالجسم وتاريخها وساعة وقوعها وكيفية حدوثها بالتفصيل.

تزويد التأمينات الاجتماعية بالمستندات الثبوتية اللازمة لبعض الإصابات كالتقرير الطبي والمروري وغير ذلك من المعلومات التي تفيد في التعرف على الإصابة.

المادة (32) : إجراءات صرف تذاكر السفر :

عند تقديم الموظف طلب الإجازة السنوية والموافقة عليها إما ان يتم صرف بدل قيمة التذكرة عن المده المنقضية له أو الحجز له اذا توافر عقد مع مكتب طيران حسب عقد الموظف .

يتم تأكيد الحجز مسبقاً سواء بواسطة الموظف أو إدارة الموارد البشرية والاحتفاظ بتذاكر السفر وتسليمها للموظف قبل السفر الفعلي ب ( 3 ) ثلاثة أيام.

عند قيام الموظف بتنفيذ مهمة انتداب يتم إصدار تذاكر السفر حسب بيان التكليف بالانتداب ويتم تسليم تذاكر السفر قبل السفر بثلاثة أيام.

المادة (33) : إجراءات الانتقال :

في حالة التوصية بانتقال الموظف من ادارة  إلى ادارة أخرى تقوم الادارة المعنية بإعداد طلب تحويل لانتقال الموظف إلى الموقع الجديد.

تقوم إدارة الموارد البشرية بإستلام طلب التحويل وادراجه في ملف خدمة الموظف .

تقوم إدارة الموارد البشرية بتحميل تكلفة الموظف على كل ادارة حسب تاريخ طلب التحويل.

المادة (34) : تنسيق الإجازات السنوية للموظفين :

يحدد مدير الإدارة المختص الأوقات المناسبة لحصول الموظفين في الإدارة  التي يرأسها على إجازاتهم السنوية وفقاً لظروف العمل في الإدارات .

يبحث مدير الإدارة  المختص مع الموظفين التابعين له مواعيد الإجازات، ويتفق على التوقيت التقريبي لحصولهم عليها.

يطلب مدير الإدارة من جميع الموظفين التابعين له تعبئة "بيان أفضلية توقيت الإجازة السنوية"  

يتأكد مدير الإدارة  المختص من ( التوازن العام لتوقيت الحصول على الإجازات ومراعاته لظروف العمل ) وعدم تعارض مواعيد الإجازات مع متطلبات ومصلحة العمل.

يرفع طلب الأجازة بعد اعتماده من المدير المباشر الى ادارة الموارد البشرية ويتم اعداد مستحقات الموظف حسب العقد.

المادة (35) : إجراءات طلب الإجازة السنوية :

يقوم الموظف بتعبئة طلب الإجازة وذلك قبل شهر من موعد قيامه بالإجازة كحد ادنى.

يوقع الموظف الطلب ثم يسلمه إلى المدير المباشر الذي يتأكد من:

التزام الموظف بالتوقيت المقرر مسبقاً للإجازة السنوية بالرجوع إلى خطة الإجازات السنوية.

عدم وجود ظروف مستجدة  تمنع قيام الموظف بالإجازة السنوية في موعدها المقرر حسب قانون مكتب العمل.

في حالة عدم موافقة المدير المختص يتم إعادة طلب الإجازة إلى الموظف مع بيان الأسباب.

يتم التأكد من وجود رصيد كاف من الإجازة السنوية للموظفٍ.   

في حالة وجود رصيد كافٍ للموظف تحتسب أيام الإجازة المستحقة ويتم تدوينها على طلب الإجازة وكذلك المستحقات الأخرى من تذاكر السفر للموظف وعائلته واعداد نموذج تصفية مالية ، وترفع للإدارة المالية للتدقيق ومن ثم اعتمادها من المدير العام.

يتم استلام جميع متعلقات الموظف قبل يومين من تاريخ بدء إجازته .

المادة (36) : إجراءات العودة من الإجازة السنوية :

عند عودة الموظف من إجازته السنوية يقوم الموظف بتعبئة نموذج العودة من الإجازة ( اشعار مباشرة عمل ) وتوقيعه من المدير المباشر في اليوم الذي يباشر فيه العمل في الشركة.

يقوم المدير المباشر بالتأكد من البيانات الواردة في إقرار العودة ويوقعه ويرسله لإدارة الموارد البشرية  .

المادة (37) : إجراءات الإجازات الطارئة وإجازة الحج :

في حالة رغبة الموظف بأداء فريضة الحج يقوم بتقديم طلب للحج إلى إدارة الموارد البشرية وذلك حسب انظمة وزارة الحج.

عند اضطرار الموظف إلى الحصول على إجازة خاصة يقوم بتعبئة طلب الإجازة ويوقع الطلب ويسلمه للمدير المباشر في أول فرصة ممكنة ويوضح له أسباب الغياب الاضطراري.

يقوم المدير المباشر بفحص مبررات الإجازة واعتماد طريقة احتسابها بأجر أو غياب عن العمل.

يوقع المدير المباشر الطلب ويرسله إلى إدارة الموارد البشرية لاستكمال الإجراءات.

يتم توزيع نسخ طلب الإجازة على النحو التالي:

• نسخة: تحفظ في ملف الموظف.

• نسخة: ترسل إلى مسؤول الرواتب والأجور لاتخاذ الإجراءات اللازمة لخصم أيام الغياب أو احتساب الراتب عن فترة الإجازة حسب قرار المدير المباشر.

في حالة الإجازات الخاصة بتم تعبئة طلب الإجازة قبل حدوثها في حالة الزواج وبعد حدوثها في حالة ولادة مولود له أو وفاة الزوجة أو أحد أصوله ويرفعها إلى المدير المباشر موضحاً بها أسباب طلب الإجازة الخاصة .

يقوم المدير المباشر بالتأكد من صحة البيانات وطلب الوثائق المؤيدة لذلك ( في حالة الضرورة ) وتوقيع الطلب ورفعه إلى إدارة الموارد البشرية ، يتم التأكد من تاريخ عودة الموظف لمباشرة العمل بعد انتهاء الإجازة الخاصة واتخاذ الإجراءات اللازمة في حالة تجاوز مدة الإجازة المقررة.

المادة (38) : إجراءات إجازة الولادة والأمومة والعدّة :

تعد الموظفة طلب إجازة وتحدد نوع الإجازة ( إجازة ولادة ) وتوقع الطلب وتسلمه للمدير المباشر وترفق الشهادة الطبية اللازمة التي تؤكد ذلك.

في حالة عدم اكتمال الطلب أو عدم توافر التصديقات الواجبة يعاد الطلب إلى الموظفة مع  الملاحظات بشأن كيفية استكمال طلبها.

في حالة الموافقة يتم توقيع الطلب ويرسل إلى إدارة الموارد البشرية لاستكمال الإجراءات.

يتم مراجعة الطلب والتأكد من وجود التواقيع اللازمة ومطابقته مع السياسات المعتمدة في الشركة.

يتم توزيع نسخ طلب الإجازة على النحو التالي:

• نسخة: تحفظ في ملف الموظفة.

• نسخة: ترسل إلى مسؤول الرواتب والأجور لاتخاذ الإجراءات  اللازمة لاحتساب الراتب عن فترة إجازة الولادة.

الباب الرابع : الحوافز والجزاءات :

المادة (39) : إجراءات الجزاءات التأديبية :

في حالة ارتكاب الموظف للمخالفة يقوم المدير المباشر بإعداد مذكرة بالمخالفة ويتم إرسالها إلى مدير الموارد البشرية .

تقوم إدارة الموارد البشرية بدراسة ملف الموظف ومدى تكرار المخالفات خلال الفترة السابقة ونوعية المخالفات التي ارتكبها واعداد تقرير.

يتم دراسة المخالفة من قبل مدير الموارد البشرية بالتنسيق مع المدير المباشر للموظف لتحديد الإجراء التأديبي المقترح اتخاذه تجاه الموظف.

في حالة الاتفاق على نوعية الإجراء المقترح اتخاذه  يتولى مدير الموارد البشرية استكمال الإجراءات اللازمة.

في حالة اتخاذ قرار بالتحقيق بأمر المخالفة تتولى إدارة الموارد البشرية برفع التقرير عام عن المخالفة الشئون القانونية أو من ينوب عنها للتحقيق والنظر في المخالفة واتخاذ الإجراء المناسب. وتتم رفع نتائج التحقيق الى المدير العام للتعميد.  

المادة (40) : إجراءات التظلم وشكاوى الموظفين :

يتوجب على الموظف تقديم الشكوى ( التظلم ) خلال ( 5 ) أيام عمل من وقوع الظلم، المتسبب في التظلم، وتقديمه إلى مديره المباشر.

يقوم المدير المباشر للموظف بعد استلام الشكوى بترتيب لقاء مع الموظف لمناقشة الشكوى برمتها ومحاولة حلها بالطرق الودية.

الطلب الأول: على المدير المباشر للموظف البت في الشكوى خلال ( 5 )  أيام عمل من تاريخ استلامها و إبلاغ الموظف كتابياً بالقرار الذي تم اتخاذه.

الطلب الثاني: إذا لم تسفر الخطوة المتخذة في الطلب الأول عن تسوية التظلم أو كان التظلم من المدير المباشر، يحق للموظف التظلم إلى المستوى الإداري الأعلى من الرئيس المباشــر ( الطلب الثاني ) والبت به خلال ( 5 ) أيام.

الطلب الثالث: إذا لم تسفر الخطوة المتخذة في الطلب الأول والثاني عن تسوية التظلم، يحق للموظف التظلم إلى المستوى الإداري الأعلى في الشركة ( الطلب الثالث ).

تقوم الجهة الإدارية الأعلى بالاجتماع بالموظف خلال ( 5 )  أيام من استلام الطلب والبت في الشكوى وإعلام الموظف كتابياً بالقرار المتخذ.

المادة (41) : إجراءات استكمال الدراسة  :

يقوم الموظف الملتحق بإحدى الجامعات أو المعاهد بتقديم طلب الحصول على إجازة  مرفقاً به ما يثبت التحاقه بهذه الجامعات أو المعاهد أو الجمعيات المهنية إلى مدير المباشر.

يتم اعتمادة من المدير المباشر ورفعه إلى إدارة الموارد البشرية.

المادة (42) : إجراءات القروض والكفالات :

يقوم الموظف بإعداد طلب سلفة وتقديمة إلى المدير المباشر.

يقوم المدير المباشر للموظف في ضوء أداء الموظف وسلوكه ومدى تعاونه مع زملائه بالموافقة أو عدم الموافقة على طلب منح السلفة ورفعه لإدارة الموارد البشرية بعد اعتماد المدير العام.

يتم فحص حالة الموظف والتأكد من عدم وجود سلف سابقة وإعتماده من المدير العام .

يؤخذبعين الاعتبار مدة خدمة الموظف في الشركة ووجود مستحقات نهاية خدمة له عند دراسة طلب السلفة.

يجوز لأسباب ضرورية صرف سلفه شخصية لموظفي الشركة حسب الشروط التالية:

• يحدد رئيس مجلس الإدارة او من ينوب عنه قيمتها ومدة سدادها على ألا تزيد القيمة عن ا الموظف لااربع أشهر وألا تتجاوز مدة السداد سنة ولا يجوز الجمع بين أكثر من سلفه للموظف الواحد.

• أن يكون إجمالي المستحق على الموظف من سلف لا يتجاوز مستحقات نهاية خدمة الموظف وأن يكون قد أمضى بالخدمة أكثر من عام .

• ويجوز الاستثناء من الشروط السابقة بقرار خاص من رئيس مجلس الادارة  أو من يفوضه .

من الممكن أن يمنح للموظف مقدم من راتب الشهر يخصم بنهاية نفس الشهر على أن لا يتم منح ذلك المقدم قبل اليوم الخامس من الشهر نفسه أو بعد اليوم العشرون من نفس الشهر وعلى أن لا يتجاوز المقدم 50% من راتب الموظف الأساسي ، ولا تمنح هذه الميزة إلا مرة واحدة بالشهر ولا تتعدى ثلاثة مرات بالسنة الواحدة.

في حالة الموافقة على السلفة يتم إحالة الطلب للإدارة المالية لاستكمال إجراءات الصرف للموظف.

فى حالة طلب اجازة للموظف ولم يتم سداد السلفه يتم الطلب من الموظف إحضار (كفيل غارم) بحيث يكون الكفيل مسؤولاً بالتزاماته تجاه الشركة.

في حالة رفض الطلب يقوم مدير الإدارة المختص باستدعاء الموظف وإبلاغه عن سبب رفض طلبه.

المادة (43) : إجراءات التدريب :

تقوم إدارة الموارد البشرية خلال شهر أكتوبر من كل عام بإعداد برامج التدريب للعام القادم بناءً على دراسة الاحتياجات التدريبية، وتوزيع البرامج على الإدارات في الشركة.

يقوم المدير المباشر بترشيح الموظفين الذين يوصي بالحاقهم بالدورات التدريبية ويرفع الطلب إلى إدارة الموارد البشرية في الشركة.

تقوم إدارة الموارد البشرية بفحص الطلبات وتنسيقها ورفعها للاعتماد.

في حالة رفض طلب التدريب يعاد الطلب إلى الرئيس المباشر لإعلام الموظف بذلك.

في حالة الموافقة يتم استكمال الإجراءات اللازمة.

عند انتهاء الدورة يتم تسجيل الدورة التي حضرها الموظف في سجل الدورات التدريبية الخاص بملف الموظف.

تقوم إدارة الموارد البشرية بإستلام ما يفيد حضور أو اجتياز الموظف للدورة .

تقوم إدارة الموارد البشرية بتقييم الدورة التدريبية في نهايتها بواسطة النموذج المعد لذلك وذلك للاستفادة في تقييم الدورة في السنوات اللاحقة.

الباب الخامس : الأحكـــــــام ختاميــــــــــة

• يصدر رئيس مجلس الإدارة او من ينيبه ( بعد التصديق على هذ النظام) التعليمات اللازمة لتنفيذها.

• لرئيس مجلس الإدارة أن يفوض من يراه مناسباً بصلاحياته المنصوص عنها في هذا النظام.

• يجري العمل بهذا النظام بعد إقراراها من رئيس مجلس الإدارة او من ينوب عنة وتعميمها على جهات الاختصاص بالشركة.

• أي تعديل يتم على هذه النظام يجب موافقة رئيس مجلس الإدارة او من ينوب عنة ويتم بموجب ملحق ويعتبر الملحق بعد إقراره جزءاً لا يتجزأ من هذه النظام.

• يجب على كل موظف إنتهت خدمته بالشركة وتوجد فى حيازته نسخة من هذا النظام أن يعيدها إلى الادارة المالية .

جدول الصلاحيات الرئيسي :

المهام	الصلاحيات	المسئولية
اعتماد التوجيهات والاهداف الاسترتيجية للشركة	مجلس الادارة	مجلس الادارة
شراء الاصول الثابتة	حتى (250,000) ريال	المدير العام
	اكتر من  (250,000) ريال	مجلس الادارة
التصرف بالاصول الثابتة	مجلس الادارة	مجلس الادارة
الاستثمار فى غير النشاط	مجلس الادارة	مجلس الادارة
اعتماد سلم الرواتب والتعديلات عليه	مجلس الادارة	مجلس الادارة
اعتماد الهياكل التنظيمية	الهيكل الرئيسى الى المستوى الاول	مجلس الادارة
	باقى المستويات	المدير العام
اعتماد اللوائح	لوائح تنظيمية	مجلس الادارة
	اوائح تنفيذية	المدير العام
اعتماد الخطط السنوية	مجلس الادارة	مجلس الادارة
اعتماد الموازنات التقديرية	مجلس الادارة	مجلس الادارة
اعتماد عروض العمل	رؤساء الادارات	مجلس الادارة
	باقى المستويات	المدير العام
المكافات	حتى راتب شهرين	المدير العام
	اعلى من راتب شهرين	مجلس الادارة
اختيار مناقصة المشاريع	حتى خمسين مليون	المدير العام
	اكثر من خمسين مليون	مجلس الادارة
شراء قطع غيار والتعاقد مع الموردين ومقاولى الباطن	حتى مليون ريال	المدير العام
	اكتر من مليون ريال	مجلس الادارة
شراء المواد الخام والمنتجات بغرض اعادة البيع	حتى (250,000) ريال	المدير  العام
	اكتر من  (250,000) ريال	مجلس الادارة

جدول الصلاحيات الفرعي :

م	مدير ادارة المشاريع	مدير المشتريات	مدير ادارة المعدات	مدير ادارة الموارد البشرية	مدير الانتاج
1	اعتماد تصفية العهد المالية والاستعاضة عنها الخاصة بالمشاريع	اعتماد فواتير المشتريات الداخلة بما تشمله من اجراءات حتى مبلغ 25000 ريال	اعتماد المصروفات كالضيافة ، السكن ، المخالفات المرورية ، المحروقات ، مصروفات الصيانه والاصلاح ، المصاريف النثرية وخلافه وبما تشمله من اجراءات	اعتماد رسوم اصدار الاقامات وتجديدها ورسوم اصدار كروت العمل وتجديدها ومصاريف اصدار تأشيرات الخروج والعودة ورسوم تصديق الغرفة التجارية واشتراك صندوق البريد فيما يخص الشركة	اعتماد المصروفات كالضيافة ، السكن ، المحروقات ، الصيانة والاصلاح ، المصاريف النثرية ، مشتريات الموقع من قطع الغيار والمواد المستهلكة والقرطاسية ومستلزمات الحاسب الألي حسب اجراءات الشراء المتبعة بالشركة
2	اعتماد المصروفات كالضيافة ، السكن ، المخالفات المرورية ، المحروقات ، المصاريف النثرية وخلافة وبما تشمله من اجراءات وتوجيه التحميل بشأنها			اعتماد الاجازات واستقالات الموظفين والعاملين بالشركة بما تشمله من اجراءات عدا انهاء الخدمات
3	اعتماد المستخلصات الشهرية			اعتماد المخالصات النهائية       ( تصفية حقوق الموظفين )
4	اعتماد فواتير المبيعات والمطالبات المالية		اعتماد نماذج نقل الالات والمعدات واصول الشركة من موقع لأخر حسب ما تستدعيه مصلحة العمل	اعتماد السلف وفق النظام المتبع وبما لا يتجاوز راتب شهرين	تكون حدود الصرف مبلغ 2000 ريال ( الفان ريال لاغير ) لجميع البنود السابقة
5	تكون صلاحية الصرف للإعتمادات اعلاه حتى مبلغ 25000 ريال (خمسة وعشرون الف ريال)		تكون حدود الصرف مبلغ 5000 ريال جميع البنود السابقة	اعتماد التسويات المالية الخاصة بمسيرات رواتب الموظفين
6				اعتماد المصروفات كتذاكر السفر - البدلات - الرسوم الحكومية - فواتير العلاج - فواتير الهاتف والجوالات - المصاريف النثرية وخلافه وبما تشمله من اجراءات

تعليمات عامة :-                   

1- لايجوز الصرف والاعتماد الا بعد استيفاء جميع الاجراءات المقررة بالشركة .           

2- اي بند من البنود السابقة يكون له اثر مالي لابد من مروره على الادارة المالية بالشركة واعتماده قبل عرضه على السادة.

3- المدراء اصحاب صلاحيات الصرف للإعتماد وعلى الادارة المالية تنفيذ ذلك بكل دقة .